Teams审批数据导出全攻略，高效管理与备份指南

Teams Microsoft Teams作品 2025-12-13 11

目录导读

审批数据导出的重要性 - 为什么需要导出Teams审批数据
导出前的准备工作 - 权限检查与数据范围确定
通过Teams管理中心导出 - 逐步操作指南
使用Power Automate自动化流程 - 高级技巧
通过Microsoft Graph API获取 - 技术方案
数据格式与处理建议 - 导出后的数据处理
常见问题解答 - 解决导出过程中的疑难问题
最佳实践与合规建议 - 确保数据安全与合规性

审批数据导出的重要性

Microsoft Teams中的审批功能已成为现代企业工作流程的核心组成部分，涵盖请假申请、采购审批、费用报销等多种业务流程，这些审批数据不仅是业务流程的记录，更是企业决策分析、审计合规和绩效评估的重要依据，定期导出审批数据能够帮助企业：

Teams审批数据导出全攻略，高效管理与备份指南-第1张图片-Microsoft Teams - Microsoft Teams下载【官方网站】

满足合规要求：许多行业法规要求企业保留审批记录3-7年
数据分析需求：通过历史审批数据分析流程效率、发现瓶颈
备份与迁移：防止数据意外丢失，支持系统迁移
跨平台整合：将审批数据与其他业务系统（如ERP、CRM）集成

根据微软官方文档,Teams审批数据默认保留时间有限，主动导出成为确保数据可追溯性的必要措施。

导出前的准备工作

在开始导出Teams审批数据前,需要完成以下准备工作：

权限确认：

全局管理员或Teams管理员可访问所有审批数据
审批创建者只能访问自己创建的审批记录
通过Azure AD可设置自定义权限角色

数据范围确定：

时间范围：确定需要导出的审批时间段
审批类型：筛选特定类型的审批（请假、采购等）
状态筛选：按批准、拒绝、待处理等状态过滤

存储位置规划：

确定导出文件的存储位置（OneDrive、SharePoint或本地）
考虑数据敏感性,选择加密存储方案
规划定期导出计划（每周、每月或每季度）

方法一：通过Teams管理中心导出

这是最直接的导出方法,适合大多数管理员用户：

步骤详解：

登录Microsoft Teams管理中心 (admin.teams.microsoft.com)
导航至“分析&报告” → “使用情况报告”
选择“审批活动”报告
设置时间范围（最长可导出过去180天的数据）
点击“导出数据”按钮，选择CSV或Excel格式
下载文件到本地或云端存储

注意事项：

此方法导出的数据包含：审批ID、标题、创建者、创建时间、状态、审批者、完成时间等基础字段
无法导出审批详情中的附件文件
批量导出大量数据时可能需要多次操作
导出的数据可能需要进一步清洗和整理

方法二：使用Power Automate自动化流程

对于需要定期自动导出审批数据的企业,Power Automate提供了强大的自动化解决方案：

创建自动化流程：

访问Power Automate门户 (flow.microsoft.com)
创建新流程,选择“计划”触发器
设置执行频率（如每周一上午9点）
添加“审批”连接器，选择“获取审批”操作
配置筛选条件（时间范围、状态等）
添加“Excel Online”或“SharePoint”操作，将数据写入指定位置
测试并启用流程

高级配置技巧：

使用“筛选数组”操作进一步处理数据
添加条件分支,将不同状态的审批存储到不同位置
配置邮件通知,当导出完成时自动发送报告
设置错误处理机制,确保流程稳定性

方法三：通过Microsoft Graph API获取

对于技术团队和需要深度集成的场景,Microsoft Graph API提供了最灵活的解决方案：

API调用基础：

# 使用PowerShell调用Graph API获取审批数据
Connect-MgGraph -Scopes "Approval.Read.All"
# 获取特定时间范围内的审批
$params = @{
    filter = "createdDateTime ge 2023-01-01T00:00:00Z"
    top = 100
}
$approvals = Invoke-MgGraphRequest -Method GET `
    -Uri "https://graph.microsoft.com/v1.0/approvalWorkflows" `
    -Body $params

完整导出脚本示例：可编写脚本实现：